Πώς να Επιλέξετε Λογιστή για την Επιχείρησή σας στην Ελλάδα
Η επιλογή λογιστή μοιάζει συχνά με απόφαση που παίρνεται βιαστικά, την τελευταία στιγμή πριν από την έναρξη μιας επιχείρησης ή αμέσως μετά την πρώτη κακή εμπειρία με τον προηγούμενο. Κι όμως, ο λογιστής είναι από τους λίγους επαγγελματίες που θα έχουν πρόσβαση σε όλα τα οικονομικά στοιχεία της επιχείρησής σας, θα σας εκπροσωπούν απέναντι στην εφορία και θα επηρεάσουν άμεσα το πόσα χρήματα θα μείνουν τελικά στην τσέπη σας.
Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι πρέπει να ελέγξετε πριν υπογράψετε συνεργασία, ποιες ερωτήσεις να κάνετε στην πρώτη συνάντηση, πώς διαφέρουν οι ανάγκες ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης και ποιες κόκκινες σημαίες σημαίνουν ότι πρέπει να ψάξετε αλλού.
Λογιστής ή λογιστής φοροτεχνικός; Η βασική διάκριση
Στην Ελλάδα, το επάγγελμα του λογιστή-φοροτεχνικού είναι νομοθετικά κατοχυρωμένο και εποπτεύεται από το Οικονομικό Επιμελητήριο Ελλάδας (ΟΕΕ). Αυτό σημαίνει ότι δεν αρκεί κάποιος να «ξέρει λογιστική»· χρειάζεται επαγγελματική ταυτότητα συγκεκριμένης τάξης, η οποία εξαρτάται από τον τίτλο σπουδών και την προϋπηρεσία.
Οι επαγγελματικές τάξεις είναι τρεις, με αυξανόμενες αρμοδιότητες:
Γ' τάξη: η βασική άδεια, με πιο περιορισμένες αρμοδιότητες τήρησης βιβλίων.
Β' τάξη: χορηγείται συνήθως σε πτυχιούχους οικονομικής κατεύθυνσης ΑΕΙ ή σε όσους έχουν συμπληρώσει την απαιτούμενη προϋπηρεσία ως βοηθοί λογιστή, με τα έτη προϋπηρεσίας να διαφέρουν ανάλογα με τον τίτλο σπουδών.
Α' τάξη: η ανώτερη τάξη, που επιτρέπει την ανάληψη πιο σύνθετων υποθέσεων, όπως μεγαλύτερες εταιρείες με βιβλία Γ' κατηγορίας. Η αναβάθμιση σε Α' τάξη περνάει μέσα από αξιολόγηση με ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής στο πληροφοριακό σύστημα του ΟΕΕ.
Η τάξη του λογιστή δεν είναι απλώς τυπικό στοιχείο. Καθορίζει ποιο μέγεθος και ποια πολυπλοκότητα επιχείρησης μπορεί νόμιμα να αναλάβει. Πριν συμφωνήσετε συνεργασία, ρωτήστε ευθέως ποια τάξη κατέχει ο λογιστής και αν αντιστοιχεί στις ανάγκες της δικής σας επιχείρησης.
Πρώτο βήμα: επαληθεύστε ότι είναι πραγματικά εγγεγραμμένος
Κάθε ενεργός λογιστής-φοροτεχνικός οφείλει να υποβάλλει στο ΟΕΕ, μέσα στο πρώτο δίμηνο κάθε έτους, υπεύθυνη δήλωση άσκησης επαγγέλματος, ώστε να παραμένει ενεργοποιημένος ο ΑΦΜ του στην ΑΑΔΕ για την έκδοση σχετικών παραστατικών. Αν κάποιος παραλείπει αυτή τη διαδικασία, κάτι δεν πάει καλά.
Πρακτικά, πριν δεσμευτείτε:
Ζητήστε τον αριθμό μητρώου ΟΕΕ και επιβεβαιώστε ότι υπάρχει.
Ρωτήστε αν η επαγγελματική του ταυτότητα είναι σε ισχύ.
Αν πρόκειται για λογιστικό γραφείο και όχι για μεμονωμένο επαγγελματία, ρωτήστε ποιος συγκεκριμένα θα υπογράφει τις δηλώσεις σας και ποια τάξη κατέχει εκείνο το πρόσωπο.
Ένας επαγγελματίας που είναι σίγουρος για την κατάστασή του δεν θα διστάσει να απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις.
Τι πραγματικά κάνει ένας καλός λογιστής
Πολλές μικρές επιχειρήσεις αντιλαμβάνονται τον λογιστή σαν κάποιον που απλώς «κάνει τα χαρτιά» μία φορά τον μήνα. Στην πράξη, ο ρόλος είναι πολύ ευρύτερος.
Τήρηση βιβλίων και υποβολή δηλώσεων. ΦΠΑ, φόρος εισοδήματος, εισφορές, μισθοδοσία όπου υπάρχει προσωπικό.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση και myDATA. Η διασύνδεση των παραστατικών με την ΑΑΔΕ μέσω της πλατφόρμας myDATA είναι πλέον κεντρικό κομμάτι της καθημερινής λογιστικής τήρησης για κάθε επιχείρηση, και ένας ενημερωμένος λογιστής θα σας εξηγήσει πώς επηρεάζει τη δική σας δραστηριότητα.
Φορολογικός σχεδιασμός. Όχι φοροαποφυγή, αλλά νόμιμη οργάνωση ώστε να μην πληρώνετε παραπάνω απ' όσο χρειάζεται.
Συμβουλευτικός ρόλος. Ένας καλός λογιστής σας προειδοποιεί πριν πάρετε μια απόφαση με φορολογικές συνέπειες, όχι μετά.
Επικοινωνία με φορείς. ΓΕΜΗ, ασφαλιστικά ταμεία, τράπεζες όταν χρειάζεται πιστοποιητικά ή βεβαιώσεις.
Αν η μέχρι τώρα εμπειρία σας περιορίζεται στο πρώτο σημείο της λίστας, πιθανότατα δεν αξιοποιείτε καθόλου τον λογιστή σας.
Πώς διαφέρουν οι ανάγκες ανάλογα με το μέγεθος
Ατομική επιχείρηση ή ελεύθερος επαγγελματίας. Χρειάζεστε κάποιον γρήγορο, προσιτό και εξοικειωμένο με απλογραφικά βιβλία. Η σχέση κόστους-οφέλους είναι εδώ το πιο σημαντικό κριτήριο, γιατί οι ανάγκες είναι σχετικά τυποποιημένες.
Μικρή ή μεσαία επιχείρηση με προσωπικό. Εδώ μπαίνει στο παιχνίδι η μισθοδοσία, οι ασφαλιστικές εισφορές και συχνά διπλογραφικά βιβλία. Χρειάζεστε λογιστή με εμπειρία στον δικό σας κλάδο, γιατί η φορολογική μεταχείριση εσόδων και εξόδων διαφέρει σημαντικά, για παράδειγμα, ανάμεσα σε ένα εστιατόριο και σε μια εταιρεία πληροφορικής.
Εταιρεία με διεθνή δραστηριότητα ή ηλεκτρονικό εμπόριο. Εδώ χρειάζεστε επιπλέον γνώση σε θέματα ενδοκοινοτικών συναλλαγών, ΦΠΑ σε πωλήσεις εξωτερικού και ενδεχομένως σε ρυθμίσεις όπως το OSS. Ένας γενικός λογιστής χωρίς τέτοια εμπειρία μπορεί να σας κοστίσει ακριβά σε πρόστιμα.
Ερωτήσεις για την πρώτη συνάντηση
Μια καλή πρώτη συνάντηση δεν είναι μονόπλευρη παρουσίαση τιμών. Είναι η ευκαιρία σας να καταλάβετε αν αυτός ο άνθρωπος θα σας εξυπηρετεί σωστά για χρόνια.
Ποια είναι η τάξη της επαγγελματικής σας ταυτότητας και είστε εγγεγραμμένος στο ΟΕΕ;
Έχετε πελάτες στον δικό μου κλάδο; Μπορείτε να αναφέρετε ένα παράδειγμα πρόκλησης που αντιμετωπίσατε με αντίστοιχη επιχείρηση;
Πώς λειτουργεί η επικοινωνία μας; Τηλέφωνο, email, κάποια πλατφόρμα;
Σε πόσο χρόνο απαντάτε συνήθως σε ένα επείγον ερώτημα;
Ποιο είναι το ακριβές κόστος και τι περιλαμβάνει; Υπάρχουν επιπλέον χρεώσεις για έκτακτες εργασίες, όπως αλλαγή έδρας ή αύξηση κεφαλαίου;
Ποιος θα χειρίζεται πρακτικά τον φάκελό μου, αν πρόκειται για γραφείο με περισσότερα άτομα;
Τι γίνεται σε περίπτωση ελέγχου; Με συνοδεύετε, και με ποιο κόστος;
Χρησιμοποιείτε συγκεκριμένο λογισμικό, και μπορώ κι εγώ να έχω πρόσβαση για να βλέπω τα δικά μου στοιχεία;
Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις σας δείχνουν όχι μόνο τις γνώσεις του υποψήφιου συνεργάτη, αλλά και το πόσο οργανωμένος και διαφανής είναι.
Κόκκινες σημαίες που δεν πρέπει να αγνοήσετε
Αποφεύγει να μιλήσει για την επαγγελματική του ταυτότητα ή το μητρώο ΟΕΕ. Δεν υπάρχει λόγος διστακτικότητας σε αυτό το θέμα.
Υπόσχεται «λύσεις» που ακούγονται πολύ καλές για να είναι αληθινές. Μεγάλες επιστροφές φόρου χωρίς εξήγηση, ή προτάσεις που αγγίζουν τα όρια της νομιμότητας.
Δεν εξηγεί, απλώς εκτελεί. Αν κάθε ερώτησή σας απαντιέται με «μην ανησυχείτε, το κανονίζω εγώ», χάνετε τον έλεγχο των οικονομικών σας.
Καθυστερεί συστηματικά. Εκπρόθεσμες δηλώσεις σημαίνουν πρόστιμα που πληρώνετε εσείς, όχι ο λογιστής.
Δεν έχει σαφή τιμολόγηση. Αν η απάντηση στο «πόσο κοστίζει» είναι πάντα ασαφής, αναμένετε εκπλήξεις στο τέλος του μήνα.
Δεν χρησιμοποιεί σύγχρονο λογισμικό. Η λογιστική τήρηση μέσω αποκλειστικά χειρόγραφων σημειώσεων ή αποσπασματικών αρχείων excel, χωρίς σύνδεση με myDATA, είναι σημάδι απαρχαιωμένης οργάνωσης.
Αν συναντήσετε ένα ή δύο από αυτά τα σημάδια, ίσως αξίζει μια δεύτερη κουβέντα διευκρίνισης. Αν συναντήσετε τρία ή περισσότερα, καλύτερα να συνεχίσετε την αναζήτηση.
Λογιστικό γραφείο ή ανεξάρτητος επαγγελματίας;
Ανεξάρτητος λογιστής. Συνήθως πιο προσωπική σχέση, ίσως πιο ανταγωνιστική τιμή για απλές υποθέσεις. Το ρίσκο είναι η εξάρτηση από ένα μόνο πρόσωπο: τι γίνεται σε περίπτωση ασθένειας ή αδειών του τη στιγμή που τρέχει μια προθεσμία;
Λογιστικό γραφείο. Προσφέρει συνήθως συνέχεια, γιατί πολλά άτομα γνωρίζουν την υπόθεσή σας, και συχνά μεγαλύτερη εξειδίκευση ανά τομέα, όπως μισθοδοσία ή ΦΠΑ εξωτερικού. Το κόστος μπορεί να είναι κάπως υψηλότερο, και υπάρχει ρίσκο η υπόθεσή σας να μην έχει έναν σταθερό, αφοσιωμένο υπεύθυνο.
Δεν υπάρχει καθολικά «σωστή» επιλογή. Μια πολύ μικρή επιχείρηση με απλή δραστηριότητα μπορεί να εξυπηρετείται καλύτερα, και πιο οικονομικά, από έναν ανεξάρτητο επαγγελματία. Μια επιχείρηση με προσωπικό, αποθέματα και πολλαπλές πηγές εσόδων συχνά επωφελείται από τη δομή ενός γραφείου.
Τι να έχετε έτοιμο πριν την πρώτη επαφή
Για να πάρετε ουσιαστική προσφορά και όχι μια γενική εκτίμηση, φτάστε στη συνάντηση με:
Σαφή περιγραφή της δραστηριότητας και τη νομική μορφή της επιχείρησης (ατομική, ΙΚΕ, ΟΕ κ.λπ.).
Εκτιμώμενο ή πραγματικό μηνιαίο όγκο παραστατικών.
Πληροφορία αν υπάρχει ή πρόκειται να προσληφθεί προσωπικό.
Πληροφορία αν υπάρχουν συναλλαγές με το εξωτερικό.
Οποιοδήποτε ζήτημα εκκρεμεί, όπως ανεξόφλητες υποχρεώσεις ή ελλείψεις σε προηγούμενες δηλώσεις.
Όσο πιο συγκεκριμένη είναι η εικόνα που δίνετε, τόσο πιο ρεαλιστική θα είναι η πρόταση που θα λάβετε.
Πότε είναι η κατάλληλη στιγμή να αλλάξετε λογιστή
Η αλλαγή λογιστή δεν είναι κάτι που πρέπει να φοβάστε, αρκεί να γίνει οργανωμένα. Σημάδια ότι ήρθε η ώρα:
Επαναλαμβανόμενα λάθη ή εκπρόθεσμες υποβολές που σας κοστίζουν σε πρόστιμα.
Έλλειψη επικοινωνίας για μεγάλα χρονικά διαστήματα.
Η επιχείρησή σας έχει μεγαλώσει ή άλλαξε δραστηριότητα, και ο υπάρχων λογιστής δεν έχει την απαιτούμενη εξειδίκευση.
Αίσθηση ότι δεν καταλαβαίνετε τι συμβαίνει με τα οικονομικά σας, παρά τις ερωτήσεις που κάνετε.
Η καλύτερη στιγμή για αλλαγή είναι συνήθως στο κλείσιμο μιας διαχειριστικής περιόδου, ώστε να μην κοπεί στη μέση μια φορολογική διαδικασία. Αν όμως το πρόβλημα είναι σοβαρό, μην περιμένετε: η καθυστέρηση σε τέτοια θέματα συνήθως κοστίζει περισσότερο από την αναστάτωση μιας αλλαγής.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς ξέρω αν ο λογιστής μου είναι νόμιμα εγγεγραμμένος; Ζητήστε τον αριθμό μητρώου του στο Οικονομικό Επιμελητήριο Ελλάδας και επιβεβαιώστε ότι η επαγγελματική του ταυτότητα βρίσκεται σε ισχύ.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε λογιστή Α', Β' και Γ' τάξης; Οι τάξεις αντιστοιχούν σε διαφορετικό επίπεδο αρμοδιοτήτων, με την Α' τάξη να επιτρέπει την ανάληψη πιο σύνθετων υποθέσεων. Η τάξη εξαρτάται από τον τίτλο σπουδών και την προϋπηρεσία του επαγγελματία.
Χρειάζομαι λογιστή αν είμαι ατομική επιχείρηση με μηδενικό τζίρο; Ναι. Οι φορολογικές υποχρεώσεις υπάρχουν ανεξάρτητα από το ύψος του τζίρου, και ένας λογιστής σας βοηθά να τις τηρείτε σωστά από την αρχή.
Τι είναι το myDATA και γιατί το αναφέρει ο λογιστής μου; Είναι η πλατφόρμα της ΑΑΔΕ στην οποία διαβιβάζονται ηλεκτρονικά τα φορολογικά παραστατικά. Είναι πλέον κεντρικό κομμάτι της καθημερινής λογιστικής παρακολούθησης κάθε επιχείρησης στην Ελλάδα.
Μπορώ να αλλάξω λογιστή στη μέση της χρονιάς; Ναι, αν και είναι πιο απλό να γίνει στο κλείσιμο μιας διαχειριστικής περιόδου. Αν υπάρχει σοβαρό πρόβλημα, δεν χρειάζεται να περιμένετε.
Πόσο κοστίζει ένας λογιστής στην Ελλάδα; Το κόστος εξαρτάται από τη νομική μορφή, τον όγκο παραστατικών, την ύπαρξη προσωπικού και την πολυπλοκότητα της δραστηριότητας, οπότε δεν υπάρχει ενιαία τιμή. Ζητήστε γραπτή προσφορά που να αναλύει τι ακριβώς περιλαμβάνει.
Το συμπέρασμα
Ο λογιστής δεν είναι απλώς κάποιος που υποβάλλει δηλώσεις εκ μέρους σας. Είναι ο επαγγελματίας που, αν επιλεγεί σωστά, σας εξοικονομεί χρήματα, σας προστατεύει από πρόστιμα και σας αφήνει χρόνο να ασχοληθείτε με την επιχείρησή σας. Επενδύστε χρόνο στην επιλογή, επαληθεύστε τα διαπιστευτήρια, κάντε τις σωστές ερωτήσεις και μην διστάσετε να αλλάξετε αν κάτι δεν λειτουργεί.